INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 17/PROGRAD/UFFS/2026

Dispõe sobre os procedimentos para recebimento, registro, incorporação e disponibilização de materiais bibliográficos oriundos de projetos de pesquisa na Universidade Federal da Fronteira Sul – UFFS.

A PRÓ-REITORA DE GRADUAÇÃO DA UNIVERSIDADE FEDERAL DA FRONTEIRA SUL (UFFS), no uso de suas atribuições, tendo em vista a delegação de competência do Magnífico Reitor através da Portaria nº 442/GR/UFFS/2020,

 

RESOLVE:

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 1º Estabelecer os procedimentos para recebimento, registro, incorporação e disponibilização, no acervo do Sistema de Bibliotecas da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS), dos materiais bibliográficos adquiridos com recursos de projetos de pesquisa.

 

Art. 2º Para os fins desta Instrução Normativa, consideram-se:

I - Material bibliográfico oriundo de projeto de pesquisa: livro, periódico, obra de referência ou outro material bibliográfico adquirido com recursos financeiros vinculados à execução de projeto de pesquisa e destinado à incorporação ao patrimônio e/ou acervo da UFFS;

II - Pesquisador responsável: servidor da UFFS responsável pelo projeto de pesquisa ao qual os materiais bibliográficos estão vinculados;

III - Divisão de Bibliotecas (DBIB): unidade responsável pelo recebimento, pela conferência documental e pelo registro dos materiais bibliográficos;

IV - Biblioteca do Campus: unidade responsável pela guarda, organização, disponibilização e manutenção dos materiais bibliográficos incorporados ao seu acervo;

V - Processo de aquisição e incorporação: processo administrativo eletrônico destinado à formalização da incorporação dos materiais bibliográficos adquiridos no âmbito do projeto de pesquisa.

 

Art. 3º Os materiais bibliográficos de que trata esta Instrução Normativa serão incorporados à UFFS mediante processo administrativo devidamente instruído e observado o fluxo institucional estabelecido para essa finalidade, de acordo com o Mapa do Processo nº 101/EP/UFFS/2022 (ANEXO I).

 

Art. 4º Os materiais bibliográficos oriundos de projetos de pesquisa não serão objeto de manifestação de interesse e tramitação pelo sistema Gov.br, nos termos do parágrafo único do art. 2º da Instrução Normativa nº 06/PROGRAD/UFFS, de 6 de maio de 2021.

 

CAPÍTULO II

DA ABERTURA E INSTRUÇÃO DO PROCESSO

 

Art. 5º Compete ao pesquisador responsável abrir o processo administrativo no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) e providenciar sua instrução com a documentação necessária à comprovação da origem e da aquisição dos materiais bibliográficos.

§ 1º A instrução se dá com os seguintes dados: 

I - Tipo de Processo no SIPAC: 033.21 - Gestão de Materiais: Bens oriundos de projetos;

II - Assunto: 031.21 - Gestão de Materiais - Aquisição e Incorporação - Doação e Permuta - Material Permanente;

III - Assunto detalhado: Materiais oriundos de projeto - ano xxxx;

IV - Natureza do Processo: Ostensivo;

V - Interessado: O pesquisador e demais interessados, quando houver.

 

Art. 6º O processo deverá conter os seguintes documentos:

I - Formulário institucional F9788 - Termo de Outorga de Auxílio, ou documento equivalente, que comprove a vinculação dos recursos ao projeto de pesquisa;

II - Formulário institucional F9765 - Bens Oriundos de Projetos, destinado ao recebimento e incorporação dos materiais bibliográficos, devidamente preenchido com a relação dos materiais bibliográficos adquiridos, contendo:

a) título;

b) quantidade;

c) valor de aquisição;

d) localização dos materiais;

e) biblioteca do Campus de destino.

III - Documentação fiscal referente à aquisição dos materiais bibliográficos, como nota fiscal ou invoice, em arquivo PDF legível;

IV - Documentação complementar necessária à identificação da origem dos recursos e dos bens, quando aplicável.

 

Art. 7º Após a instrução inicial do processo, o pesquisador responsável deverá encaminhá-lo à DBIB, bem como disponibilizar os materiais bibliográficos para conferência e realização dos procedimentos técnicos pertinentes.

Parágrafo único. Os materiais devem ser entregues na Divisão de Bibliotecas (DBIB),  Bloco C, sala 405, Campus Chapecó.

 

CAPÍTULO III

DA CONFERÊNCIA E DO REGISTRO DOS MATERIAIS

 

Art. 8º Compete à DBIB receber o processo, os materiais bibliográficos e verificar a documentação apresentada, verificando a correspondência entre as informações declaradas e os materiais adquiridos.

§ 1º Verificada a necessidade de complementação ou correção da documentação, a DBIB devolverá o processo ao pesquisador responsável, mediante despacho, que indique os ajustes necessários.

§ 2º Realizados os ajustes, o pesquisador responsável deverá devolver o processo à DBIB para continuidade da tramitação.

 

Art. 9º Estando o processo devidamente instruído e os materiais aptos à incorporação, a DBIB realizará o registro dos materiais no sistema de gerenciamento de bibliotecas PERGAMUM.

 

Art. 10. Após o registro dos materiais, a DBIB deverá elaborar e inserir no processo o Relatório de Dados de Aquisição, para comprovação do registro dos materiais.

 

Art. 11. Concluídos os procedimentos sob sua responsabilidade, a DBIB deverá encaminhar o processo à Diretoria de Contabilidade (DCONT) para realização dos procedimentos contábeis pertinentes e prosseguimento da tramitação administrativa.

 

CAPÍTULO IV

DO ENCAMINHAMENTO E DA INCORPORAÇÃO AO ACERVO

 

Art. 12. Após a realização dos procedimentos de registro, os materiais bibliográficos serão encaminhados à Biblioteca do Campus indicada no formulário F9765, por meio do serviço de expedição e malote institucional, acompanhados da respectiva guia de malote.

 

Art. 13. Compete ao setor responsável pela expedição e pelo malote:

I - receber os materiais bibliográficos;

II - conferir a documentação de encaminhamento;

III - providenciar o envio dos materiais à Biblioteca do Campus de destino.

 

Art. 14. Compete à Biblioteca do Campus:

I - receber os materiais bibliográficos;

II - conferir os materiais recebidos com a documentação que os acompanha;

III - realizar a etiquetagem e os demais procedimentos técnicos necessários;

IV - providenciar a guarda dos materiais;

V - disponibilizar os materiais para consulta ou empréstimo, de acordo com a indicação constante no formulário F9765 - Bens Oriundos de Projetos e com as normas do Sistema de Bibliotecas da UFFS;

VI - comunicar à DBIB eventuais divergências ou irregularidades identificadas no recebimento.

 

Art. 15. A incorporação dos materiais ao acervo deverá observar os critérios e procedimentos técnicos adotados pelo Sistema de Bibliotecas da UFFS.

 

CAPÍTULO V

DOS PROCEDIMENTOS CONTÁBEIS

 

Art. 16. Compete à DCONT, após o recebimento do processo:

I - verificar a documentação necessária aos registros contábeis;

II - realizar os registros contábeis pertinentes no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI);

III - juntar ao processo os documentos comprobatórios dos registros realizados;

IV - encaminhar o processo para arquivamento após a conclusão dos procedimentos sob sua responsabilidade.

 

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 17. Os materiais bibliográficos adquiridos no âmbito de projetos de pesquisa deverão ser destinados à UFFS e incorporados aos procedimentos institucionais de gestão patrimonial e bibliográfica, observada a documentação que comprove sua aquisição com recursos vinculados ao projeto.

 

Art. 18. A tramitação dos processos de que trata esta Instrução Normativa deverá observar o fluxo institucional definido para a aquisição e incorporação de materiais bibliográficos oriundos de projetos de pesquisa.

 

Art. 19. Os casos omissos serão resolvidos pela Pró-Reitoria de Graduação (PROGRAD), ouvida a unidade responsável pelo Sistema de Bibliotecas da UFFS, observadas as competências das demais unidades administrativas envolvidas.

 

Art. 20. Esta instrução normativa entra em vigor na data de sua publicação no Boletim Oficial da UFFS.

 

Documento Histórico

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 17/PROGRAD/UFFS/2026