ATA Nº 1/CPAD/UFFS/2014

Aos vinte e quatro dias do mês de setembro de dois mil e quatorze, às treze horas e trinta minutos, na Sala 04-12 do Departamento de Gestão Documental do Campus Chapecó da Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS, sito ao Acesso Canários da Terra s/nº, Bairro Seminário, em Chapecó-SC, foi realizada a segunda reunião sobre a eliminação de documentos da Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS; dirigida pela Presidente da Comissão Permanente de mim, Daniele Ramos Zimmermann, tendo em vista a impossibilidade de comparecimento dos membros permanentes Secretário Executivo Titular e Avaliação de Documentos Jocelaine Zanini Rubim Link, e secretariada por Suplente. Fizeram-se presentes à reunião os demais membros da CPAD: Thais Giovana Merlo (Representante Jurídico), Murilo Billig Schäfer (Arquivista), Eliseu dos Santos Lima (Arquivista), Elvis Roberto Giacomim (Representante da Secretaria Especial de Gestão de Pessoas, em substituição ao membro titular Henrique Dagostin), Elaine Aparecida Lorenzon (Representante da Diretoria de Registro Acadêmico), Sérgio Begnini (Administrador, em substituição аo membro titular Liandro Pedro Luft), Delmir José Valentini (Historiador e Docente), Luiz Gustavo Ecco (Representante da Secretaria Acadêmica). A comissão verificou que foram recebidas as listagens de eliminação dos documentos preenchidas pelos seguintes setores: SEGEP, Coordenação Acadêmica - CH, Secretaria Acadêmica - CH, Diretoria de Registro Acadêmico, Gabinete do Reitor, Secretaria Especial de Assuntos Estudantis, Secretaria Especial de Tecnologia e Informação e Secretaria Acadêmica de Erechim. Constatou-se que os prazos referente ao Edital 001/UFSC/UFFS/2009, Edital 006/UFFS/2010, Edital 007/UFFS/2010 е Edital 171/UFFS/2011 relativos à classe 021.1 (curriculum vitae) estão prescritos. Na listagem número 1(um), encaminhada pela responsável do campus Erechim, Clarice Ribeiro, verificou-se que em relação a classe 920 (lista de presença de participação em eventos da UFFS) não é possível identificar se os certificados foram registrados em livro próprio. Decidiu-se consultá-la para, a partir das informações, proceder a orientação de encaminhamento da respectiva listagem para o setor responsável pela emissão de certificados de participação em evento no campus Chapecó. Através de e-mail, a Técnica em Arquivo Clarice Ribeiro informou não existir registro em livro próprio, o que impacta na não eliminação das listas de presença e participação em eventos da UFFS, e os membros da comissão decidiram encaminhar a listagem ao campus Erechim para adequação. A representante da Diretoria de Registro Acadêmico Elaine Aparecida Lorenzon informou que na listagem de eliminação encaminhada alguns documentos da classe 122.31 não poderão ser eliminados por não ter registro no Sistema Acadêmico de cancelamento de ofertas de componentes curriculares. Verificou-se que seis setores que encaminharam a listagem de eliminação integram a Reitoria e o campus Chapecó, e um destes setores é do campus Erechim. Os documentos encaminhados compreendem ao período de 2010 a 2012 que de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos da UFFS tiveram seus prazos de guarda vencido. Constatou-se dificuldades em efetivar o processo de avaliação de documentos na UFFS. Corrobora-se esta situação tendo em vista que no campus Chapecó há um pequeno número de Cas Daucel Arquivistas, bem como nos demais campi não há Arquivistas no quadro de servidores que possam orientar os setores no preenchimento das listagens de 48 eliminação. Ressalta-se que somente o campus Erechim encaminhou a listagem eliminação visto que o campus possui um Técnico em Arquivo com curso 50 superior em Arquivologia. Sugere-se que a Comissão Permanente de Avaliação e Destinação de Documentos da UFFS passe a ser vinculada ao Departamento de Gestão Documental, ou setor que vier a ser denominado após a conclusão 53 dos trabalhos da Comissão Temporária de Arquivos, bem como quando da revisão da Instrução Normativa N°002/SETI/2013, nos artigos em que tratem de avaliação/eliminação de documentos seja incluído que os Arquivistas dos campi serão vinculados à CPAD para orientar sobre o processo de avaliação/destinação de documentos. Decidiu-se pelo encaminhamento ao Arquivo Nacional das listagens de eliminação preenchidas pelos setores da UFFS. Não havendo mais nada a tratar, eu, Daniele Ramos Zimmermann, 60 lavrei a presente Ata, que aprovada, vai devidamente assinada pelos membros 61 da Comissão Permanente de Avaliacão de Documentos - CPAD.

Data do ato: Chapecó-SC, 24 de setembro de 2014.
Data de publicação: 09 de fevereiro de 2017.

Jocelaine Zanini Rubim Link
Presidente da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos